SEKERTARIAT

Kesekretariat

Definisi Kesekret

Kesekret adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris organisasi bertindak sebagai retaris,Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurndan tata kerjaaan organisasi .

Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris
A.Ruang Lingkup
• Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
•Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
•Menyelenggarakan rapat-rapat.
•Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

B. Tugas Administratif Kesekretariatan
- Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
- Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
- Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).
C. Fungsi
- Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
- Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
- Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
- Sebagai pusat dokumentasi


Kedudukan Sekretaris dalam Organisasi

•Peran Strategis
•Peran Teknis
•Peran Pendukung


Kualifikasi / Syarat-syarat Sekretaris
•Syarat Pengetahuan
•Syarat Keterampilan
•Syarat Kepribadian


Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
a.Menerima tamu
b.Menerima telepon
c.Mengambil dikte dan melatinkan
d.Menyimpan surat